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Kalkulationssoftware – damit Bauprojekte gelingen

Baukran
Für jedes Bauvorhaben ist eine gute Kalkulation von strategischer Bedeutung. Da jedes Bauprojekt ein Unikat ist, sind die Anforderungen an die Organisation extrem hoch und mit den Vorgaben in anderen Branchen nicht zu vergleichen. Daher ist eine Bau-Kalkulationssoftware auch nicht durch andere Kalkulationsprogramme ersetzbar. Architekten, Fachplaner, Ingenieure, Projektentwickler und Bauunternehmen benötigen zwingend eine spezifische Anwendung, um effektiv arbeiten zu können. Allerdings kann eine Bau Kalkulationssoftware auch für private Bauherren von Vorteil sein, um die Planung des Eigenheimes durch den Fachmann eigenständig zu überprüfen. So bleibt das Budget besser unter Kontrolle.

Eine Kalkulationssoftware sollte direkt aus der Praxis heraus entwickelt worden sein. Als Unternehmer muss in allen Phasen der Auftrags- und Angebotserstellung eine optimale Unterstützung durch die Software gewährleistet sein. Eine wichtige Grundlage jeder Kalkulation bilden die Leistungsverzeichnisse. Eine gute Anwendung sollte innerhalb weniger Minuten aus den Daten des Leistungsverzeichnisses in Verbindung mit Standardkalkulationen eine projektbezogene Kalkulation erstellen können. Der einfache Zugriff auf vorhandene Kalkulationen und die schnelle Änderungsmöglichkeit gibt dem Bauausführenden die Chance, notwendige Anpassungen an das jeweilige Projekt in kürzester Zeit durchzuführen. Projektbezogene Anpassungen sind jederzeit möglich.

Wichtige Zusatzfunktionen

Häufig umfasst eine Kalkulationssoftware nicht ausschließlich kalkulatorische Funktionen, sondern auch andere Bereiche, die für die Bauabwicklung wichtig sind. Systembausteine wie beispielsweise Geräteverwaltung, Personaldisposition, Baustellentagebuch oder Dokumentenverwaltung bilden wichtige Zusatzfunktionen. Auch Betriebsmittel, Material, Lohn und Kosten für Subunternehmer müssen mit einbezogen werden können. Zum Leistungsumfang gehören in der Regel außerdem dynamische Kalkulationssätze, freie Kalkulationsmöglichkeiten für Baustellengemeinkosten, Auswertungsmöglichkeiten nach Kostenart und Unterstützung durch Formblätter.

Einige Software-Anbieter, wie z. B. BPS, bieten zusätzlich ein Informationsmanagementsystem, mit dem ein Unternehmen sämtliche verfügbaren Informationen über Kunden, Lieferanten und Projekte in einer zentralen Datenbank verwaltet. Per Mausklick können so alle gesammelten Informationen als elektronische Akten aufgerufen werden, ganz egal, ob es sich dabei um Notizen, E-Mails, Faxnachrichten oder Korrespondenz in Papierform handelt. Unternehmensweite Terminkalender, die Leistungserfassung, Gesprächshistorien, Dokumentenverwaltung, Vorgangs- und Fristenverwaltung sowie die Abrechnung und Kostenkontrolle bilden hilfreiche Zusatzfunktionen.

Seit 1997 entwickelt die BPS Software GmbH und Co. KG aus Ibbenbüren branchenspezifische Software-Lösungen speziell für das Baugewerbe. Die Kunden stammen aus den Bereichen Hochbau, SF-Bau, Tief- und Straßenbau, Erdbau, Abbruch und Anlagenbau. Auch zahlreiche Ingenieurbüros aus dem Bauhaupt- und Baunebengewerbe zählen dazu.

Vorteile einer Kalkulationssoftware

Besonders effektiv und zeitsparend ist die automatische Kalkulation. Sie vergleicht Ausschreibungstext mit vorhandenen Kalkulationsbausteinen und vergleichbaren Leistungsverzeichnissen. Positionen, die sich im LV wiederholen, werden gefunden und können so in einem Schritt kalkuliert werden. Über einen Algorithmus werden Elemente mit gleichlautendem Inhalt gefunden. Anschließend kann das gewünschte Kalkulationselement einfach per Mausklick in das Leistungsverzeichnis übernommen werden.

Weitere Vorteile einer Kalkulationssoftware im Überblick:

  • Hohe Zeitersparnis durch die automatische Suche
  • Optimale Nutzung des Wissensschatzes durch die Suche in Stammdaten und früheren Las
  • Sicherheit durch Vorschau auf Kalkulationsdaten
  • Einfache Übernahme der Kalkulationsdaten mit nachträglicher Veränderungsmöglichkeit
  • Sehr gute Übersicht über alle Kunden, Projekte und Vorgänge
  • Integriertes System für die tägliche Büroarbeit
  • Höhere Datensicherheit durch zentrale Datenspeicherung
  • Integration von Office-Programmen, wie Word oder Excel

Auch wenn der Preis im gewerblichen Bereich immer eine gewisse Rolle spielt, bei der Anschaffung einer Kalkulationssoftware darf definitiv nicht an der falschen Stelle gespart werden. Wenn das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt, sollte nicht gleiche jeder Euro zweimal umgedreht werden. Ein genauer Vergleich des Leistungsspektrums ist daher ratsam. Ein guter Kundensupport ist ebenfalls ein Kriterium, das in die Auswahl eines geeigneten Programms mit einfließen sollte. Bei komplexen Anwendungen kommt es im Verlauf der Arbeitsabläufe immer wieder mal zu Fragen oder Problemen. In diesen Fällen ist es zwingend erforderlich, dass ein guter Support gewährleistet ist. Zu jeder Kalkulationssoftware gibt es in der Regel eine Online-Hilfe oder einen FAQ-Bereich. Noch besser ist eine Kunden-Hotline, die eine konkrete Hilfestellung bieten kann. Auch per E-Mail ist eine Hilfe möglich, allerdings fällt diese bei akuten Problemen aufgrund von mal mehr oder weniger langen Wartezeiten eher flach.

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