Mietverwaltung – kaufmännisch-administrative Abwicklung für Liegenschaften

Viele Vermieter möchten nicht alles selbst regeln und beauftragen daher eine Mietverwaltung mit der Abwicklung der kaufmännischen, technischen und juristischen Angelegenheiten. Der Mietverwalter muss nicht wie ein WEG-Verwalter bestellt werden, sondern es reicht dazu eine einfache Vertragsunterzeichnung.

Eigentümer wollen oft nicht die Verwaltung selbst übernehmen

Nicht nur Mieter kennen die Mietverwaltung, sondern auch die Eigentümer kommen regelmäßig mit diesen Begriffen in Kontakt. Denn viele Wohnungseigentümer möchten oder wollen die Verwaltung nicht selbst übernehmen. Von der sogenannten Mietverwaltung können alle administrativen, rechtlichen sowie sämtliche technischen Aufgaben von einem Mietshaus übernommen werden.

Was jedoch gehört explizit zur Mietverwaltung? Dies ist vom Gesetz her gar nicht klar definiert. Anders verhält es sich mit der WEG-Verwaltung. Hier hat das Wohnungseigentumsgesetz klar geregelt, was ein WEG-Verwalter zu tun hat. Was die Mietverwaltung täglich zu tun hat, dazu gibt es keine klaren Vorgaben. Zudem kann ein Vertrag mit einer Mietverwaltung ganz unterschiedliche Leistungen beinhalten, die dann durch den Vertrag geregelt sind. Zunächst ist dies den meisten Mietern oder den Eigentümern nicht so klar. Natürlich werden auch Häuser mit Mischnutzung von einer Mietverwaltung betreut sowie Gewerbe- und Ladenflächen oder Büro- und Praxisräume.

Die kaufmännische Betreuung: Eine der Aufgaben der Mietverwaltung

Unter anderem gehört zu den Kernaufgaben der Mietverwaltung die kaufmännisch-administrative Abwicklung, die für eine Ligenschaft anfällt. Dazu zählen neben der Annahme und Verwaltung der Mietzahlungen auch weitere Zahlungen, die in der Verwaltung anfallen. Dabei ist die Überwachung der Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge ein Teil, ebenso wie die Überprüfung der Betriebskostennachzahlungen. Zu den weiteren Aufgaben der Mietverwaltung ist das Mahnwesen, sollte ein Mieter seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nachkommen oder die Abwicklung mit einem Rechtsanwalt.

Ein Teil der Aufgaben des gesamten kaufmännischen Prozesses ist auch die Mieterhöhung oder die Anpassung der Mieten sowie die Erstellung der Betriebskostenvoraus- und Nachzahlungen. All das regelt die Mietverwaltung für den Vermieter. Natürlich ist das Feld weit und es ist nicht leicht, die einzelnen Bereiche einzugrenzen bzw. zu trennen. Folgende Aufgaben zählen ebenfalls zu dem Leistungspaket:

• Rechnungsausgleich, Daueraufträge einrichten wie bspw. für die Versicherungen, Abwasser, Müllentsorgung usw.
• Das Entgegennehmen der Mietkautionszahlungen sowie deren Verwaltung und Auszahlung.
• Bonitätsprüfung von Mietinteressenten
• Erstellung rechtssicherer Mietverträge plus Abschluss solcher
• Abwicklung von Mieterhöhungen und -Minderungen
• Abnahme der Mietwohnungen bei Auszug inkl. Protokollierung
• Abwicklung von Wartungs-, Reparatur- und Sanierungsarbeiten inkl. der Vorlage der Angebote beim Eigentümer
• Auswahl und Interviews weiterer externer Dienstleister wie bspw. Hausmeister, Gärtner, Winterdienst oder Facility Manager
• Überprüfung bestehender Verträge (Versicherungen) und Identifizierung von Einsparpotenzial

Woran eine gute Mietverwaltung zu erkennen ist

Nicht immer ist eine Mitgliedschaft in irgendeinem Dachverband zwingend notwendig, damit es sich um eine gute Mietverwaltung handelt. Denn oft spricht sich gute Leistung herum oder aber bei der Auswahl wird nach Referenzobjekten geschaut. Es gibt leider noch immer schwarze Schafe in diesem Bereich. Diese Mietverwaltungen leisten noch nicht einmal das Nötigste. Das beginnt bei kaputten Aufzügen über Wochen, verwahrloste Gärten, defekte Eingangsbeleuchtung – all das spricht eine deutliche Sprache. In dem Moment kann den Eigentümern noch so viel erzählt werden, was die Mietverwaltung alles leistet. Zu den beliebten Ausreden gehören beispielsweise „Wir haben keine Mitarbeiter, die sich darum kümmern können“ – plötzlich sind alle krank, verschollen oder schwanger – oder „Es wurde bereits jemand beauftragt und der wird die Reparaturen in naher Zukunft ausführen“. Oft weichen die mündlichen Zusagen selbstredend stark von dem, was tatsächlich geleistet wird, ab.

Auch bei dem Thema Konto sollte aufgepasst werden! Denn viele Mietverwaltungen verwalten mit sogenannten offenen Treuhandkonten. Offen oder vorteilhaft ist daran nichts. Hier ergeben sich für den Mieter ähnlich wie beim Treuhandkonto fuer Wohnungseigentümergemeinschaften zahlreiche Nachteile und Risiken: Sollte die Mietverwaltung Insolvenz anmelden müssen, dann gehört das Geld auf dem Konto der Mietverwaltung und ist damit ein Teil der Insolvenzmasse. Kurz gesagt: Das Geld ist weg.

Das Eigentum in besten Händen wissen

Egal ob kleines Mehrfamilienhaus oder eine große Wohnanlage mit Gewerbe. Immobilieneigentümer die eine zuverlässige und professionelle Mietverwaltung in München und Umgebung suchen, die sollten auf ein Unternehmen setzen, dass über das nötige Fachwissen verfügt und eine professionelle Arbeitsweise gewährleistet. WQuadrat ist eine Immobilienverwaltung, die 2017 gegründet wurde und sich bereits als verlässliche und innovative Immobilienverwaltung etabliert hat. Das junge und moderne Unternehmen hat sich zum Ziel gesetzt, die vielfältigen Aufgaben der Mietverwaltung effektiv, praxisnah und rechtssicher zu erfüllen.