Immer mehr Menschen sehen Immobilien als Wertanlagen. Gerade vor dem Hintergrund der steigenden Inflation nimmt die Bedeutung von Betongold immer weiter zu. Doch auch in anderen Bereichen wird die effektive Verwaltung, Wartung und Instandhaltung von Immobilien immer wichtiger.
Das hat zwei Gründe:
- Gebäude werden im Bau und Betrieb komplexer. Neuartige Baustoffe und aufwendige Gebäudeausstattungen lassen den Aufwand bei der Wartung und Instandhaltung wachsen.
- Gleichzeitig steigt der Druck, die Betriebskosten zu optimieren.
Um den anfallenden Aufwand zu reduzieren, engagieren viele Immobilienbesitzer und Unternehmen Property und Facility Manager. In diesem Beitrag beschreiben wir, welche 4 wichtigen Merkmale, Fähigkeiten und Kenntnisse moderne Property und Facility Manager mitbringen müssen, um Immobilien optimal zu betreuen.
Das sind auf Aufgaben des modernen Property und Facility Managements
Zunächst eine kurze Definition, was Property Manager und Facility Manager eigentlich sind. Denn häufig werden die beiden Begriffe synonym verwendet, was aber nicht ganz richtig ist.
Property Manager kümmern sich vorwiegend um die betriebswirtschaftlichen Aspekte einer Immobilie, also die Belegung, das Risikomanagement und die Finanzen.
Facility Manager unterstehen oft – aber nicht immer – den Property Managern und sind für viele der technischen Aspekte in einem Gebäude verantwortlich. Also zum Beispiel die Inspektion, Wartung und Instandhaltung.
Zum Teil gibt es auch Überschneidungen bei den Aufgaben der beiden Berufsgruppen. Hier ist eine Auflistung der üblichen Arbeiten, mit denen sie zu tun haben:
- Kalkulation, Kostenüberwachung und Verwaltung von Projekten
- Planung, Durchführung und Überwachung von Bau-, Renovierungs- oder Sanierungsprojekten
- Wartung und Reparatur von technischen Anlagen im Zuge des technischen Gebäudemanagements
- Berichtswesen zu allen durchgeführten Arbeiten
- Vermarktung von Mietimmobilien
- Koordination verschiedener Personen und Teams wie Reinigungs-, Wartungs- und Sicherheitsdienste
- Durchführung regelmäßiger Inspektionen
- Einhaltung aller relevanten gesetzlichen und normativen Vorschriften (z.B. Brandschutz, Sicherheit, Umwelt)
- Beratungsleistungen und praktische Arbeiten, um wirtschaftliche Ziele zu erreichen (z.B. Verbesserung der Energieeffizienz)
Modernes Property und Facility Management ist jedoch mehr als die reine Organisation von Arbeiten in Immobilien. Zwar muss in modernen Gebäuden oft eine Vielzahl an Spezialisten vom Wartungstechniker bis zum Reinigungsunternehmen koordiniert werden. Doch ein wesentliches Ziel von Property und Facility Management besteht auch darin, alle Prozesse weitestgehend zu optimieren. Das soll die Effizienz steigern und Geld sparen.
All das erfordert ein hohes Maß an Koordination und Überwachung aller Objekte und ihrer Systeme sowie besondere Fähigkeiten, innovative Ansätze und Kenntnisse der neuesten professionellen Software für die Verwaltung von Prozessen und Personal.
Über welche Eigenschaften und Kenntnisse müssen moderne Property und Facility Manager somit verfügen, um das Maximum aus einer Immobilie herauszuholen? Die folgenden 4 Eigenschaften sind für den Erfolgt entscheidend.
4 Merkmale eines modernen Property und Facility Managers
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Technisch immer am neuesten Stand
Die Übersicht der oben aufgelisteten Leistungen macht eines deutlich: Wenn Property und Facility Manager beste Arbeit leisten wollen, sind sie auf die aktuellsten Informationen und kurze Entscheidungswege angewiesen. Sie benötigen Zugriff auf Daten zu Kosten und Ausgaben, Auslastung von Personal, Reaktions- und Durchführungszeigen und mehr. All diese Informationen lassen sich mit modernen Softwarelösungen erfassen und auswerten. Ein Beispiel ist PlanRadar. Die Software für das Facility Management erlaubt Anwendern den vollen Überblick über alle wichtigen Aspekte rund um Gebäude und erlaubt die Planung, Durchführung und Analyse von Maßnahmen.
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Hohe Stresstoleranz
Budget- und Zeitdruck, die Koordination mit internen und externen Stakeholdern, spontan auftretende Notfälle – die Arbeit von Property und Facility Managern ist nicht immer einfach. Gefragt sind Personen, die einen kühlen Kopf bewahren und schnelle Lösungen finden können.
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Kommunikative Fähigkeiten
Das rasche Finden von Lösungen und das Planen von Maßnahmen sind ohne Frage wichtig. Doch all das kann nur funktionieren, wenn alle am selben Strang ziehen. Das Property und Facility Management sind jene Orte, an denen alle Fäden zusammenlaufen. Effizientes Arbeiten ist nur dann möglich, wenn klar kommuniziert wird. Das bedeutet in der Praxis:
- Der Property Manager bzw. Facility Manager weiß immer, wie die aktuelle Situation aussieht. Er oder sie weiß, mit welchen Aufgaben alle internen und externen Teams gerade beschäftigt sind. Er hat alle Zeitpläne im Kopf und alle wichtigen Daten immer im Blick.
- Die einzelnen Teams und Personen, die für verschiedene Gebäudeanagelegenheiten verantwortlich sind – von der Pflege der Grünflächen bis zum Sicherheitsdienst – wissen, was sie zu tun haben.
Das setzt klar definierte und transparente Kommunikationskanäle voraus. Alle Personen nutzen dazu dieselbe Plattform, auf der sie Informationen austauschen. Dazu zählen die Verwaltung von Aufgaben, Daten zu durchgeführten Arbeiten, spontane Notfälle und mehr.
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Starke Soft Skills
Entscheidend für den Erfolgt ist auch ein professioneller und freundlicher Umgangston mit allen Beteiligten. Dazu zählt auch das Finden einer gemeinsamen Sprache mit verschiedenen Teams, Lieferanten und Subunternehmern. Das Ziel besteht darin, langfristige und verlässliche Partnerschaften mit allen beteiligten aufzubauen. Denn das wirkt sich mittel- bis langfristig sehr positiv auf die Effizienz und auch Kosten aus.
Zu den wesentlichen Soft Skills von Property und Facility Managern zählen somit Führung, Kreativität, Anpassungsfähigkeit, Mitgefühl, aktives Zuhören und Flexibilität. Jede dieser Fähigkeiten ist wichtig, um ein effizientes und angenehmes Arbeitsumfeld für alle zu schaffen.
Fazit
Der ideale Property Manager bzw. Facility Manager bringt also eine Reihe von Eigenschaften mit sich. Er vereint Fachkenntnis und Kommunikationsgeschick mit technologischen Lösungen, um Abläufe rund um Immobilien effizienter zu planen, durchzuführen und auszuwerten.